Jak można się wziąć za organizowanie konferencji czy sympozjum, o jakich rzeczach trzeba przy tym pamiętać.

Dobre zorganizowanie konferencji to duże wyzwanie, szczególnie jeśli ktoś to robi pierwszy raz w życiu. Wprawdzie niejednej osobie może się wydawać, że nie ma w tym trudnych rzeczy, ale zmieniają oni zdanie jak tylko muszą się tym zająć. A do organizacji jest rzeczywiście sporo, zapomnieć nie można nawet o najdrobniejszych rzeczach, jakie mogą być powodem klęski w organizacji. Najważniejsze będzie znalezienie odpowiedniej sali, na jakiej będzie organizowane całe wydarzenie.

pokój

Autor: Uetliberg
Źródło: http://www.flickr.com

W dużych miastach takich jak Warszawa, Wrocław albo Łódź nie powinno być z tym żadnego problemu, bo w dużej części hoteli wynająć można odpowiednie pomieszczenia, lecz niektórzy będą woleli zorganizować wszystko gdzieś na uboczu, w jakimś ustronnym hotelu z daleka od miasta. Podczas wyboru sali trzeba mieć na uwadze parę ważnych czynników. Na pewno niezwykle istotne jest jej położenie, powinien być tam łatwy dojazd i odpowiednia ilość miejsc parkingowych. Koniecznie należy przyjrzeć się również jej wyposażeniu – bo właśnie od tego będzie zależało, jak będą się czuli prowadzący oraz goście.

Dobrze wybrana sala konferencyjna pomieści wszystkich zaproszonych gości (sprawdź), lecz nie będzie zbyt przestronna, bo wtedy może się okazać, że atmosfera ulegnie rozprężeniu. Niezwykle istotna jest wygoda – tu sprawdzić trzeba biurka, krzesła i pozostałe meble, jeżeli konferencja miałaby trwać nieco dłużej to wygodne krzesła mają kluczowe znaczenie. Następie do ocenienia będzie elektroniczna infrastruktura, to znaczy rzutnika, projektora albo systemu nagłośnieniowego, przyda się również nieograniczony dostęp do internetu, bo coraz większa liczba gości może tego potrzebować.

Przy trwających dłużej spotkaniach powinno się także pomyśleć o jakimś cateringu, głodni goście z pewnością nie będą się skupiali na słuchaniu prelegentów.

Czy przeczytane tu wiadomości są atrakcyjne? Jeżeli tak, to więcej zobaczysz w ofercie, która również z pewnością okaże się nęcąca.

Jeżeli miejscem zorganizowania będzie hotel w Łodzi, chociażby to od razu można pozbyć się problemu ewentualnych noclegów dla gości z dalszej okolicy – po prostu zarezerwuje się określoną ilość pokoi, które można będzie przeznaczyć dla uczestników.